Het verschil tussen een Original Bill of Lading, Telex Release en een Express Release

Voor een probleemloos zeetransport, bijvoorbeeld vanuit China of Amerika, moet je een aantal zaken op orde hebben. Het papierwerk voor de inklaring cq uitklaring moet geregeld zijn, u moet de tarieven voor het fysieke transport weten, wellicht wenst u de goederen tijdens het transport te verzekeren, het zijn slechts enkele dingen waaraan u denken moet. Natuurlijk helpen wij u hiermee. In deze blog wil ik ingaan op het meest belangrijke document tijdens het zeetransport, de zogenaamde Bill of Lading.

De Bill of Lading kent vele vormen. Belangrijkste hierbij zijn de Originele Bill of Lading, de Telex Release en de Express Release. Als importeur of exporteur moet u bekend zijn met deze documenten.

Het verschil tussen een Original Bill of Lading en een Telex Release

Bij een import naar Nederland of België, of een export vanuit deze landen, kan de Bill of Lading beschikbaar zijn als een fysiek document, dus op papier, of digitaal. Wanneer het document digitaal beschikbaar is, noemen we deze een Telex Release.

Wanneer alleen wordt gewerkt met een Bill of Lading op papier, dan moet u de papieren Bill of Lading in het bezit hebben om aan te tonen dat u de ontvanger van de goederen bent. De leverancier zal deze Bill of Lading per post opsturen naar u. Aangezien de leverancier zich vaak op grotere afstand bevindt, moet u er rekening mee houden dat het een flink aantal dagen duurt, voordat de enveloppe met de Bill of Lading bij u aankomt. Wie het opstellen en versturen van de Bill of Lading betaalt, is onderdeel van uw onderhandeling met de leverancier. Het beste is direct tijdens de onderhandelingen af te spreken dat u de goederen koopt inclusief de kosten voor de Bill of Lading. U kunt ook met uw leverancier afspreken dat hij een Telex Release opstelt. Eigenlijk is dit niets anders dan een digitale kopie van de papieren Bill of Lading. Het voordeel van een digitale variant is natuurlijk dat deze eenvoudig per e-mail verstuurd kan worden en u niet hoeft te wachten op de post. Ook de Telex Release toont aan dat u de eigenaar bent van de goederen. Laat u overigens niet verwarren door de term 'Telex'. Lang geleden ging de Telex Release echt per Telex, tegenwoordig gaat dat natuurlijk gewoon per e-mail.

Kwestie van vertrouwen

De leverancier verstuurt dus op papier een Bill of Lading waarop staat dat het een Original Bill of Lading is, of hij stuurt een e-mail met een Bill of Lading waarop vermeld staat dat het een Telex release is. Of een leverancier kiest voor de papieren variant of de digitale, hangt vaak af van zijn vertrouwen dat u de goederen ook daadwerkelijk betaalt. Wanneer hij u als koper vertrouwt, dan geeft de leverancier meestens een Telex Release af. Wanneer uw leverancier nog even de kat uit de boom wil kijken, kiest hij vaak voor een Original Bill of Lading.

De gang van zaken bij een Telex Release

• U betaalt de rekening aan de leverancier.
• The freight forwarder zal de leverancier vervolgens informatie geven die hij nodig heeft om de goederen op het juiste schip aan te leveren.
• De rederij geeft de Bill of Lading aan de leverancier na vertrek van het schip.
• De leverancier geeft vervolgens de Bill of Lading 'surrendered' (alles is betaald) weer terug aan de rederij met het verzoek tot een Telex Release.
• De rederij maakt op basis van de Bill of Lading een Telex Release en stuurt deze per mail aan de agent van de freight forwarder in de loshaven. Hierbij wordt gemeld dat de originele Bill of Lading door de rederij wordt behouden.
• Een kopie van de originele Bill of Lading wordt naar uw leverancier gemaild, die deze op zijn beurt weer aan u of de Freight Forwarder stuurt voor de verwerking in de haven van aankomst. Indien alleen u deze Bill of Lading krijgt, dan moet u deze even doorsturen naar The Freight Hero.
• De freight forwarder kan nu, namens u, de goederen in ontvangst nemen zodra aan alle verplichtingen in de haven van aankomst en bij de douane voldaan zijn.

Voordelen:

• Versnelt de inklaring bij de douane. Anders moet u immers de Original Bill of Lading weer opsturen per post naar de douane.
• Snel en makkelijk.
• Bespaart de kosten voor het versturen van het document.
• Document raakt niet kwijt bij de post.

Nadelen:

• Fraudegevoelig, want degene die de e-mail met de Telex Release heeft kan beschikken over de goederen.
• Indien de e-mail niet aankomt, kan het lastig zijn een copy van de e-mail te krijgen.

Wat is dan een Express Release?

De Express Release is een andere variant van de Bill of Lading. Bij een Express Release bestaat er helemaal geen fysieke Bill of Lading. De rederij bespaart dus niet alleen op de verzendkosten van de Bill of Lading, maar ook op het fysiek maken ervan. De Express Release is de snelste en goedkoopste variant van de Bill of Lading en wordt hoofdzakelijk gebruikt tussen leveranciers en kopers die elkaar blindelings vertrouwen. De Express Release biedt namelijk de leverancier weinig bescherming als u, als koper, opeens moeilijk zou doen.

Voordelen:

• Dit is de snelste optie. De goederen kunnen snel door de douane worden vrijgegeven zodra ze in de haven aankomen.
• Het bespaart de leverancier kosten voor het maken en versturen van het document.

Nadelen:

• Fraudegevoelig, want met één e-mail toont u aan dat u eigenaar van de goederen bent.
• Het document staat niet op naam. Daarom levert het soms problemen op om aan te tonen dat u de rechtmatige eigenaar bent.

Telex Release meest gangbaar

De meeste grote klanten van The Freight Hero werken bij veel vaste leveranciers met een Express Release. Als u als importeur af en toe zaken doet met een leverancier, is een Telex Release de meest gangbare methode. Deze kopie van de Bill of Lading en de Telex Release zijn nodig voor de douane-inklaring. Het is daarom van belang dat uw leverancier tijdig de agent The Freight Hero in de laadhaven een kopie van de Bill of Lading stuurt, zodat wij zo snel mogelijk uw goederen door de douane-inklaring kunnen loodsen. Zonder deze documenten zal de douane uw goederen niet vrijgeven en loopt u het risico extra kosten te krijgen voor opslag in het warehouse. Als opeens blijkt dat de leverancier alleen er post een Original Bill of Lading verstuurt en uw goederen hierdoor langer in het warehouse moeten blijven, in afwachting van de papieren Bill of Lading, dan ontstaan er voor u vaak extra kosten. Daarom: regel goed met uw leverancier welke variant van de Bill of Lading hij zal afgeven.