Benodigde documenten voor de douane- aangifte

Wat voor documenten heb je nodig wanneer je gaat importeren vanuit een land buiten de EU? Hieronder meer uitleg over de verschillende documenten.

Packing list | paklijst

Op de paklijst staat de lading gespecificeerd vermeld. De paklijst geeft aan hoeveel goederen er worden verzonden en wat voor soort goederen er worden verzonden. De paklijst is géén vervanging voor de handelsfactuur. De douane kan op de paklijst zien wat voor goederen er worden ingevoerd. Op de paklijst staan de volgende gegevens:

• Gegevens van de leverancier
• Gegevens van de klant
• Datum
• Incoterm
• Omschrijving van de goederen
• Hoeveelheid
• Aantal CBM
• Brutogewicht
• Nettogewicht

Commercial invoice | handelsfactuur

De handelsfactuur wordt opgemaakt door de shipper/leverancier. Op basis van de waarden op de handelsfactuur beslist de douane welke belastingen en invoerrechten van toepassing zijn op de goederen. De waarden op de handelsfactuur moeten overeenkomen met de waarden op de vrachtbrief. Let op: een handelsfactuur is niet hetzelfde als een pro-forma factuur. Een pro-forma factuur is namelijk een voorlopige factuur en een handelsfactuur is een definitieve factuur.

HS-code | goederencode

De goederencode vertelt de douane wat voor soort goederen er wordt geïmporteerd. Bij het invoeren van goederen heb je een 10-cijferige HS-code nodig. De HS-code wordt vermeld op de handelsfactuur. Door de HS-code te vermelden op de handelsfactuur weet de douane wat er geïmporteerd wordt. De HS-code wordt gebruikt om de invoerrechten te berekenen. Het voordeel van een HS-code op de handelsfactuur is dat de douane precies weet om wat voor soort goederen het gaat en daarom zullen zij de goederen eerder vrijgeven. Dat betekent dat het sneller bezorgd kan worden bij de ontvanger.

Bill of Lading (B/L) | vrachtbrief

De Master Bill of Lading (MBL) is een document dat wordt opgemaakt door de rederij wanneer er een volle container wordt geboekt. Er wordt door de rederij een originele Bill of Lading (OBL) gemaakt. Tegenwoordig is er de keuze om de B/L digitaal vrij te laten geven. De digitale vrijgave bij een MBL wordt ook wel Non-Negotiable Waybill genoemd.

De House Bill of Lading (HBL) is een document dat wordt opgemaakt door The Freight Hero- agent wanneer er deellading wordt geboekt. Er wordt door The Freight Hero- agent een originele Bill of Lading gemaakt. Ook bij een HBL heeft shipper de keuze om de B/L digitaal vrij te laten geven. The Freight Hero- agent zet een stempel 'Telex Release' op de B/L. Dit wordt ook wel 'Telex Released' House Bill of Lading genoemd.

De B/L dient als eigendomsdocument. Pas wanneer de shipper de betaling van de klant heeft ontvangen, geeft hij de opdracht om de B/L vrij te geven. Na vrijgave zijn de goederen eigendom van de consignee/klant.

Machtiging Directe Vertegenwoordiging

De opdrachtgever dient een Machtiging Directe Vertegenwoordiging in te vullen wanneer The Freight Hero als vertegenwoordiger optreedt. Om als vertegenwoordiger op te treden is er een geldige machtiging nodig van de opdrachtgever. Aan de hand van de machtiging wordt namelijk vastgesteld of de onderneming van de opdrachtgever ook echt bestaat. Daarom is het van belang dat het KvK- nummer, BTW- identificatienummer, EORI- nummer en paspoortnummer juist wordt ingevuld.

Om onnodige vertraging- en kosten te voorkomen, is het van belang dat The Freight Hero alle documenten ruim voor aankomst ontvangt. Als een schip bijna de haven binnenvaart, komt er nog heel wat bij kijken voordat het afgeleverd kan worden. The Freight Hero probeert dit altijd zo snel mogelijk te laten verlopen.