Der Unterschied zwischen einem Original-Konnossement, einem Telex-Release und einem Express-Release

Für einen reibungslosen Seetransport, beispielsweise aus China oder Amerika, müssen Sie einige Dinge im Voraus klären. Die Dokumente für die Ein- bzw. Ausfuhr müssen in Ordnung sein, Sie sollten die Kosten für den physischen Transport kennen, möglicherweise möchten Sie die Waren während des Transports versichern – das sind nur einige der Aspekte, die Sie beachten sollten. Natürlich helfen wir Ihnen dabei. In diesem Blogbeitrag möchte ich auf das wichtigste Dokument im Seetransport eingehen: das sogenannte Bill of Lading.

Die verschiedenen Arten des Bill of Lading

Es gibt verschiedene Formen des Bill of Lading, die wichtigsten sind das Original Bill of Lading, das Telex Release und das Express Release. Als Importeur oder Exporteur sollten Sie mit diesen Dokumenten vertraut sein.

Der Unterschied zwischen einem Original Bill of Lading und einem Telex Release

Beim Import nach Deutschland oder Belgien oder beim Export aus diesen Ländern kann das Bill of Lading entweder in Papierform oder digital vorliegen. Wenn es digital verfügbar ist, spricht man von einem Telex Release.

Wenn ausschließlich mit einem physischen Bill of Lading gearbeitet wird, müssen Sie dieses Papierdokument besitzen, um nachzuweisen, dass Sie der rechtmäßige Empfänger der Ware sind. Der Lieferant sendet das Original Bill of Lading per Post an Sie. Da der Lieferant sich oft in einem anderen Land befindet, kann es einige Tage dauern, bis das Dokument bei Ihnen ankommt. Wer die Erstellung und den Versand des Bill of Lading bezahlt, sollte Teil Ihrer Verhandlungen mit dem Lieferanten sein. Am besten ist es, direkt bei den Verhandlungen zu vereinbaren, dass Sie die Ware inklusive der Kosten für das Bill of Lading kaufen.

Sie können mit Ihrem Lieferanten auch vereinbaren, dass er ein Telex Release ausstellt. Dies ist im Grunde nichts anderes als eine digitale Kopie des physischen Bill of Lading. Der Vorteil einer digitalen Version ist natürlich, dass sie einfach per E-Mail versendet werden kann und Sie nicht auf den Postweg warten müssen. Auch das Telex Release weist nach, dass Sie der Eigentümer der Ware sind. Lassen Sie sich übrigens nicht vom Begriff „Telex“ verwirren. Früher wurden Telex Releases tatsächlich per Telex verschickt, heutzutage erfolgt dies natürlich per E-Mail.

Eine Frage des Vertrauens

Ein Lieferant kann entweder ein physisches Original Bill of Lading per Post senden oder ein Telex Release per E-Mail verschicken. Welche Variante gewählt wird, hängt oft davon ab, wie sehr der Lieferant Ihnen als Käufer vertraut. Wenn er Ihnen vertraut, stellt er meist ein Telex Release aus. Wenn der Lieferant jedoch zunächst sicherstellen möchte, dass er sein Geld erhält, wählt er oft ein Original Bill of Lading.

Ablauf eines Telex Release

1. Sie bezahlen die Rechnung an den Lieferanten.
2. Der Spediteur gibt dem Lieferanten die notwendigen Informationen zur Verladung der Ware auf das Schiff.
3. Die Reederei stellt dem Lieferanten nach Abfahrt des Schiffes das Bill of Lading aus.
4. Der Lieferant gibt das Bill of Lading als „surrendered“ (d.h. alles ist bezahlt) an die Reederei zurück und beantragt ein Telex Release.
5. Die Reederei erstellt auf Basis des Bill of Lading ein Telex Release und sendet es per E-Mail an den Agenten des Spediteurs im Entladehafen. Dabei wird vermerkt, dass das Original Bill of Lading von der Reederei einbehalten wird.
6. Eine Kopie des Original Bill of Lading wird an den Lieferanten gesendet, der sie wiederum an Sie oder den Spediteur zur Bearbeitung im Ankunftshafen weiterleitet. Falls nur Sie diese Bill of Lading-Kopie erhalten, müssen Sie sie an den Spediteur weiterleiten.
7. Der Spediteur kann nun in Ihrem Namen die Waren in Empfang nehmen, sobald alle Zollformalitäten erfüllt sind.

Vorteile eines Telex Release

✔ Schnellere Zollabfertigung – andernfalls müsste das Original Bill of Lading per Post an den Zoll gesendet werden.
✔ Einfacher und effizienter.
✔ Spart Versandkosten für das Dokument.
✔ Keine Gefahr, dass das Dokument auf dem Postweg verloren geht.

Nachteile eines Telex Release

✖ Betrugsanfällig – jeder, der die E-Mail mit dem Telex Release erhält, kann theoretisch über die Ware verfügen.
✖ Falls die E-Mail nicht ankommt, kann es schwierig sein, eine Kopie zu bekommen.

Was ist ein Express Release?

Das Express Release ist eine weitere Variante des Bill of Lading. Bei einem Express Release existiert überhaupt kein physisches Dokument. Die Reederei spart somit nicht nur die Versandkosten, sondern auch den Druck des Dokuments. Das Express Release ist die schnellste und kostengünstigste Variante des Bill of Lading und wird hauptsächlich zwischen Geschäftspartnern genutzt, die sich vollständig vertrauen. Da das Express Release dem Lieferanten wenig Schutz bietet, falls der Käufer sich als unzuverlässig erweist, wird es nur in solchen Vertrauensverhältnissen verwendet.

Vorteile eines Express Release

✔ Schnellste Methode – die Ware kann sofort nach Ankunft im Hafen freigegeben werden.
✔ Spart dem Lieferanten Kosten für die Erstellung und den Versand des Dokuments.

Nachteile eines Express Release

✖ Betrugsanfällig – eine einfache E-Mail dient als Nachweis für das Eigentum an der Ware.
✖ Das Dokument ist nicht auf einen bestimmten Namen ausgestellt, was gelegentlich Probleme bei der Eigentumsnachweisung verursachen kann.

Telex Release am gebräuchlichsten

Die meisten großen Kunden von The Freight Hero nutzen für viele feste Lieferanten das Express Release. Falls Sie als Importeur nur gelegentlich mit einem Lieferanten Geschäfte machen, ist ein Telex Release die gebräuchlichste Methode.

Da sowohl die Kopie des Bill of Lading als auch das Telex Release für die Zollabfertigung erforderlich sind, ist es wichtig, dass Ihr Lieferant dem Agenten von The Freight Hero im Ladehafen rechtzeitig eine Kopie des Bill of Lading sendet. Dadurch können wir Ihre Waren so schnell wie möglich durch den Zoll bringen. Ohne diese Dokumente wird der Zoll Ihre Waren nicht freigeben, und Sie laufen Gefahr, zusätzliche Lagerkosten im Warenhaus zu zahlen. Falls sich herausstellt, dass der Lieferant nur ein Original Bill of Lading per Post versendet und Ihre Ware daher länger im Lager verbleiben muss, entstehen oft unnötige Zusatzkosten.

Daher unser Rat: Klären Sie frühzeitig mit Ihrem Lieferanten, welche Variante des Bill of Lading er ausstellen wird.